Die Einführung der E-Rechnung stellt eine wichtige Veränderung für Unternehmen, auch im Handwerk, dar. Mit dem Ziel, den Rechnungsverkehr zu vereinfachen und die Digitalisierung voranzutreiben, gewinnen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zunehmend an Bedeutung. In diesem Beitrag erläutern wir die Einführung der E-Rechnung, ihre rechtliche Grundlage, die verschiedenen Typen sowie die praktische Anwendung in einer Tischlerei.
Einführungsphasen der E-Rechnung
Die E-Rechnung wird stufenweise eingeführt, um Unternehmen eine Anpassung an die neuen Prozesse zu ermöglichen. Die wichtigsten Phasen sind:
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Start für die öffentliche Verwaltung (2020): Seit dem 27. November 2020 ist die E-Rechnung in Deutschland für die meisten Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht. Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, mussten bereits auf E-Rechnungen umstellen.
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Pflicht für Länder und Kommunen: Je nach Bundesland wurde die E-Rechnung bis spätestens 2022 schrittweise für Rechnungen an Landesbehörden eingeführt.
- Pflicht für Unternehmen und Handwerksbetriebe: Ab dem 1. Januar 2025 wird es verpflichtend E-Rechnungen empfangen zu können.
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Pflicht für Unternehmen und Handwerksbetriebe: Ab dem 1. Januar 2026 wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Das betrifft auch Tischlereien, wenn sie Rechnungen an Geschäftskunden oder andere Unternehmen stellen.
Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist in verschiedenen nationalen und EU-weiten Gesetzen und Regelungen verankert. Die wichtigsten Vorschriften sind:
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Richtlinie 2014/55/EU:
Diese EU-Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten zur Einführung eines einheitlichen Standards für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. -
E-Rechnungs-Verordnung (ERechV):
Diese Verordnung setzt die EU-Richtlinie in deutsches Recht um und regelt, wie und wann Rechnungen in elektronischer Form an die öffentliche Verwaltung zu übermitteln sind. -
UStG §14 und §14a (Umsatzsteuergesetz):
Diese Paragrafen regeln die Anforderungen an elektronische Rechnungen und den Vorsteuerabzug. -
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern):
Legt die Anforderungen an die Archivierung und Nachvollziehbarkeit elektronischer Rechnungen fest. -
DIN EN 16931:
Dieser Standard beschreibt die Struktur und Inhalte einer E-Rechnung, die in ganz Europa einheitlich sein sollen.
Arten von E-Rechnungen
Es gibt verschiedene Typen von E-Rechnungen, die sich durch den Übertragungsweg und die Struktur unterscheiden:
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XML-basierte Formate:
- XRechnung: Der gesetzlich vorgeschriebene Standard in Deutschland, insbesondere für Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell darstellbare PDF-Version enthält.
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Reine PDF-Rechnung:
Wird häufig per E-Mail versendet, ist jedoch nur dann eine echte E-Rechnung, wenn sie zusätzlich maschinenlesbare Daten enthält (z. B. ZUGFeRD). -
EDI-Rechnung (Electronic Data Interchange):
Wird vor allem in großen Unternehmen verwendet, um Rechnungen direkt in das Warenwirtschaftssystem zu übertragen.
E-Rechnung in der Tischlerei: Verarbeitung und Anwendung
Für Tischlereien, die zunehmend mit Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, wird die Einführung der E-Rechnung unvermeidbar. Hier sind Schritte und Ansätze, um diese effektiv zu verarbeiten:
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Rechnungsstellung:
- Nutzen Sie eine Software, die den XRechnung-Standard unterstützt, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
- Alternativ kann ZUGFeRD verwendet werden, wenn Sie zusätzlich eine PDF-Version für Kunden bereitstellen möchten.
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Rechnungsverarbeitung:
- Eingehende E-Rechnungen sollten automatisch in das Buchhaltungs- oder ERP-System (Enterprise Resource Planning) eingelesen werden, um manuelle Eingaben zu minimieren.
- Eine Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware sorgt dafür, dass die Daten direkt verarbeitet und archiviert werden.
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Archivierung:
- Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, d. h., sie dürfen nicht verändert werden können und müssen jederzeit abrufbar sein.
Geeignete Software für Tischlereien
Für Handwerksbetriebe gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind:
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Lexware:
Bietet ein einfach zu bedienendes Buchhaltungsprogramm mit Unterstützung für ZUGFeRD und E-Rechnungen. -
sevDesk:
Eine cloudbasierte Lösung, die besonders für kleinere Betriebe geeignet ist und den Versand von E-Rechnungen unterstützt. -
DATEV:
Eine professionelle Lösung, die sich besonders für Betriebe eignet, die ihre Buchhaltung in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater führen. -
Handwerkersoftware wie MOS’aik oder TopKontor:
Diese branchenspezifischen Lösungen integrieren Funktionen für Angebots- und Rechnungsstellung sowie die Unterstützung von E-Rechnungsformaten. -
DocuWare oder ecoDMS:
Ideal für die Archivierung und Verwaltung von E-Rechnungen. - Domonda Branchenlösungen: Belegmanagement für Handwerker Domonda
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung bringt für Tischlereien einige Umstellungen, aber auch viele Vorteile: schnellere Verarbeitung, weniger Papierkram und eine bessere Nachvollziehbarkeit. Mit der richtigen Software und einer frühzeitigen Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben kann die E-Rechnung sogar zur Effizienzsteigerung beitragen.